Udbudsprocessen hos Energinet | Energinet
Her kan du læse mere om udbudsprocessen hos Energinet

Udbudsproces

Processen i et udbud følger oftest strukturen listet herunder. Udbudsprocessen kan være udformet forskelligt fra udbud til udbud, hvor enkelte trin tages fra eller lægges til afhængigt af situationen. Derfor kan denne liste kun bruges som et overblik over de forskellige trin i udbudsprocessen hos Energinet.

Prækvalifikation

Anmodning om prækvalifikation bruges ved begrænset udbud og indebærer, at ordregiver på grundlag af en egnethedserklæring (baseret på en række udvælgelseskriterier) vælger et begrænset antal tilbudsgivere. De kan herefter afgive et tilbud. Formålet er, at interesserede virksomheder har muligheden for at demonstrere, at de kan håndtere opgaven. 

Energinet foretager oftest egnethedsvurderingen af interesserede virksomheder ud fra deres:

  • økonomiske og finansielle formåen 
  • tekniske og/eller faglige formåen  

Energinet fastsætter de udvælgelseskriterier, der skaber den bedste konkurrence på området. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i udbudsbekendtgørelsen i TED eller beskrives i invitationen til at afgive information i Sellihca/Achilles' tilfælde, skal være saglige og gennemsigtige, for at sikre at principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet efterleves.  

Eksempler på udvælgelseskriterier:  

  • minimumsomsætning inden for de sidste år egenkapital, omsætning og soliditetsgrad    
  • referenceliste over sammenlignelige referencer  

Den ovennævnte information skal anføres i et ESPD (European Single Procurement Document) og sendes elektronisk til Energinet i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation via Energinets elektroniske udbudsportal, EU-Supply. De igangværende udbud i øjeblikket er åbne for konkurrense kan ses på dette link omkring Igangværende udbud.

Udbudsmateriale udsendes

Udbudsmaterialet er sammen med selve udbudsbekendtgørelsen det samlede grundlag for udbudsprocessen, og det udgør samtidig tilbudsgrundlaget for tilbudsgiverne.

 

Udbudsmaterialet består oftest af:

  • Udbudsbetingelser, inklusiv bilag
    • Tilbudslister, andre tilbudsdokumenter, prislister, tidsplan m.v.
  • Kravspecifikation, inklusiv bilag
  • Uddybende beskrivelse knyttet til den udbudte ydelse eller behov
  • Kontraktgrundlag
    • Kontraktudkast, standardkontrakt, andet kontraktgrundlag

Energinet benytter sig oftest af tildelingskriteriet ”Økonomisk mest fordelagtige tilbud”, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver med det bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Tilbud modtages

Udbudsbetingelser angiver, hvornår tilbuddet skal være Energinet i hænde.

Det er yderst vigtigt, at denne deadline overholdes, idet for sent indkomne tilbud betragtes som ikkekonditionsmæssige, og tilbudsgiveren bliver derfor ekskluderet af det videre forløb.

Energinet.dk vil gerne understrege, at det er meget vigtigt, at tilbudsgivere benytter de skabeloner til eksempelvis tilbudsliste, som udbudsbetingelserne indeholder.

Forhandlingsrunder

Energinet gør oftest brug af muligheden for forhandling ved udbudsforretninger. Længden og dybden af forhandlingerne varierer fra udbud til udbud afhængig af kompleksitet, størrelse, vigtighed mm.

Forhandlingerne kan finde sted både telefonisk og ved fysisk møde, og under forhandlingerne vil Energinet orientere alle tilbudsgivere om syn på styrker og svagheder i det afgivne tilbud. Forhandlinger giver desuden mulighed for at optimere udbudsmaterialets indhold og eliminere uhensigtsmæssigheder og uklarheder i materialet. Energinet vil i forbindelse med forhandlingerne sikre, at ingen tilbudsgiver får et informationsmæssigt forspring.

Efter første forhandlingsrunde vil det være muligt at afgive et revideret tilbud og muligvis et yderligere tilbud, hvilket vil fremgå af udbudsmaterialet i forbindelse med det pågældende udbud.

Evaluering

Med udgangspunkt i under- og delkriterierne beskrevet i udbudsbetingelserne evaluerer Energinet de indkomne tilbud. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt og alene på baggrund af det skriftlige tilbudsmateriale.

Underretning om resultat

Efter den endelige evaluering vil alle tilbudsgivere modtage et underretningsbrev fra Energinet. 

De tabende tilbudsgivere vil modtage et afslagsbrev, der indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen om afslag og navnet på den vindende virksomhed.

Den vindende tilbudsgiver modtager et tildelingsbrev. Er der tale om et udbud annonceret via TED, vil underretningen endvidere fortælle, hvornår standstill-perioden udløber, og kontrakten underskrives.

Kontraktindgåelse

Efter udløbet af standstill-perioden (dvs. ti kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor Energinet har afsendt underretningen elektronisk) kan Energinet og den vindende tilbudsgiver underskrive kontrakten.