Processen i et udbud følger oftest strukturen listet herunder. Udbudsprocessen kan være udformet forskelligt fra udbud til udbud, hvor enkelte trin tages fra eller lægges til afhængigt af situationen. Derfor kan denne liste kun bruges som et overblik over de forskellige trin i udbudsprocessen hos Energinet.
Anmodning om prækvalifikation bruges ved begrænset udbud og indebærer, at ordregiver på grundlag af en egnethedserklæring (baseret på en række udvælgelseskriterier) vælger et begrænset antal tilbudsgivere. De kan herefter afgive et tilbud. Formålet er, at interesserede virksomheder har muligheden for at demonstrere, at de kan håndtere opgaven.
Energinet foretager oftest egnethedsvurderingen af interesserede virksomheder ud fra deres:
Energinet fastsætter de udvælgelseskriterier, der skaber den bedste konkurrence på området. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i udbudsbekendtgørelsen i TED eller beskrives i invitationen til at afgive information i Sellihca/Achilles' tilfælde, skal være saglige og gennemsigtige, for at sikre at principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet efterleves.
Eksempler på udvælgelseskriterier:
Den ovennævnte information skal anføres i et ESPD (European Single Procurement Document) og sendes elektronisk til Energinet i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation via Energinets elektroniske udbudsportal, EU-Supply. De igangværende udbud i øjeblikket er åbne for konkurrense kan ses på dette link omkring Igangværende udbud.
Udbudsmaterialet er sammen med selve udbudsbekendtgørelsen det samlede grundlag for udbudsprocessen, og det udgør samtidig tilbudsgrundlaget for tilbudsgiverne.
Udbudsmaterialet består oftest af:
Energinet benytter sig oftest af tildelingskriteriet ”Økonomisk mest fordelagtige tilbud”, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver med det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Udbudsbetingelser angiver, hvornår tilbuddet skal være Energinet i hænde.
Det er yderst vigtigt, at denne deadline overholdes, idet for sent indkomne tilbud betragtes som ikkekonditionsmæssige, og tilbudsgiveren bliver derfor ekskluderet af det videre forløb.
Energinet.dk vil gerne understrege, at det er meget vigtigt, at tilbudsgivere benytter de skabeloner til eksempelvis tilbudsliste, som udbudsbetingelserne indeholder.
